Scanner de documentos: cómo funciona y cuál elegir

Scanner de documentos: cómo funciona y cuál elegir depende menos de la marca que de tres preguntas. Qué vas a escanear, cuánto de golpe y adónde tienen que ir los archivos. Para casa y teletrabajo, los dos escáneres planos más vendidos resuelven casi todo por menos de unos 110 €: el Canon CanoScan LiDE 400 si escaneas sobre todo papeles, y el Epson Perfection V39 II si mezclas papeles con fotos y trabajas con Mac. Aquí te explicamos cómo funcionan por dentro, cómo se usan día a día y cuándo te conviene otro tipo de escáner.

Cómo funciona un escáner de documentos por dentro

Un escáner plano es, en esencia, una barra de luz y sensores que recorre el cristal de punta a punta. Al pulsar el botón pasa esto:

• La luz ilumina el papel. Una tira de LED se enciende bajo el cristal. En el Canon son LED de tres colores (rojo, verde y azul) que se alternan; en el Epson, un LED blanco.
• El cabezal lee línea a línea. Un motor desplaza el cabezal por debajo del documento. En cada paso, una fila de sensores mide cuánta luz rebota en cada punto del papel.
• El software monta la imagen. Esas miles de líneas se convierten en una imagen. Después el programa recorta los bordes, endereza la hoja y, si se lo pides, reconoce el texto para crear un PDF en el que se puede buscar.

Los dos escáneres de este artículo usan un sensor CIS (sensor de imagen por contacto). Es una barra de sensores pegada al cristal, sin espejos ni lentes. Gracias a ella son finos (unos 4 cm de alto), pesan menos de 2 kg y se alimentan solo con el cable USB, sin enchufe. A cambio, enfocan únicamente lo que toca el cristal: un libro gordo que no apoya bien en el lomo sale borroso en esa zona.

El lenguaje del escáner: los términos que vas a encontrar

Las fichas de escáner están llenas de siglas. Estas son las que deciden una compra:

• ppp o dpi (puntos por pulgada). Cuántos puntos lee el escáner en cada pulgada de papel (2,54 cm). A más ppp, más detalle y archivos más pesados.
• Resolución óptica frente a interpolada. La óptica es la que lee el sensor de verdad. La interpolada se inventa puntos por software. El Canon anuncia 4800 ppp ópticos y hasta 19.200 seleccionables: solo cuentan los 4800.
• CIS y CCD. Son los dos tipos de sensor. El CIS es fino, barato y de bajo consumo, ideal para documentos. El CCD lleva espejos y lente, y tiene más profundidad de campo: enfoca mejor lo que no toca el cristal, como fotos con relieve o negativos.
• ADF (alimentador automático de documentos). La bandeja donde dejas un taco de hojas para que el escáner las vaya tragando solo.
• Dúplex. Escanear las dos caras de la hoja en una sola pasada.
• ppm (páginas por minuto). La velocidad de los escáneres con alimentador. En los planos se mide en segundos por página.
• OCR (reconocimiento óptico de caracteres). El programa que lee el texto de la imagen y lo convierte en texto que se puede buscar, copiar o editar.
• Profundidad de color. Cuántos tonos distingue el escáner. Los dos de este artículo leen a 48 bits y entregan archivos de 24 bits, que es lo normal en fotografía.
• TWAIN, WIA e ICA. Los controladores que permiten que cualquier programa (Photoshop, la utilidad de Windows o Captura de Imagen en Mac) use el escáner, no solo el software de la marca.

Escáner plano frente a escáner con alimentador

Es la decisión más importante, y no va de calidad, sino de volumen.

En un escáner plano pones la hoja sobre el cristal, cierras la tapa y escaneas. El papel no se mueve, así que vale para todo: hojas sueltas, documentos grapados, fotos, carnés, páginas de un libro. Su pega es que vas hoja a hoja, a mano. Para unas pocas hojas a la semana es perfecto; para vaciar un archivador, desesperante.

En un escáner con alimentador dejas un taco de hojas y el aparato las arrastra una a una, a menudo por las dos caras a la vez. El Epson ES-C320W, por ejemplo, hace 25 páginas por minuto en dúplex. A cambio, no admite nada grapado, arrugado o frágil, y las fotos pasan por rodillos.

Si dudas entre más tipos (de arrastre, cenitales para libros o de varita), los repasamos uno a uno en qué escáner comprar: plano, con arrastre, cenital o de varita.

Tamaño A4, oficio o A3

Los dos escáneres de este artículo tienen un cristal de 216 x 297 mm, que cubre A4 y carta. Un folio de tamaño oficio (216 x 330 mm, el de algunos documentos notariales y de Latinoamérica) no entra entero en un plano A4: hay que escanearlo en dos partes. Para oficio, lo práctico es un escáner con alimentador, porque casi todos admiten hojas largas.

Un escáner plano A3 sirve para planos, partituras grandes o láminas, pero ocupa el doble de mesa y cuesta varias veces más. Si solo necesitas A3 de vez en cuando, un escáner cenital como el CZUR Aura Pro lo cubre y además escanea libros sin aplastarlos.

Resolución: cuántos ppp necesitas de verdad

• 300 ppp: documentos, facturas y contratos. Es la resolución que se usa para archivar y para el OCR.
• 600 ppp: fotos que quieras ampliar o recortar, y documentos con letra muy pequeña.
• 1200 ppp o más: sellos, recortes pequeños y fotos diminutas que quieras imprimir más grandes.
• 4800 ppp: solo tiene sentido con originales minúsculos. En un A4 genera archivos de cientos de megas que no aportan nada.

Que los dos escáneres lleguen a 4800 ppp ópticos no significa que tengas que usarlos así. Es margen: te asegura que a 300 o 600 ppp el sensor va sobrado.

Escaneo a la nube o a la red

Son dos cosas distintas que se confunden a menudo:

• Escaneo a la nube. El programa del ordenador sube el archivo a Google Drive, OneDrive, Dropbox o al correo al terminar. El Canon y el Epson lo hacen, pero a través del ordenador: el escáner tiene que estar conectado por USB a un equipo encendido.
• Escaneo a la red. El escáner tiene WiFi o cable de red propio, y cualquier ordenador o móvil de casa lo usa sin cables. Ni el Canon ni el Epson lo tienen. Si lo necesitas, por ejemplo para que lo usen varias personas de una oficina, hay que subir a un modelo con WiFi como el Epson ES-C320W.

Compatibilidad con Mac y Windows

En Windows no hay problema con ninguna marca conocida. En Mac sí hay diferencias, y conviene mirarlas antes de comprar:

• Epson mantiene Epson Scan 2 y Epson ScanSmart al día para las versiones recientes de macOS. El V39 II funciona también con Captura de Imagen, la aplicación de escaneo de Apple.
• Canon ofrece IJ Scan Utility para Mac, pero su ficha técnica oficial solo lista versiones de macOS antiguas, y en los foros de Canon hay usuarios con problemas en las versiones más nuevas. Funciona, pero en Mac el Epson es la apuesta más segura.
• Doxie trae su propia aplicación para Mac y Windows, y es de las marcas que mejor cuidan el Mac.

Marcas de escáner de documentos: qué ofrece cada una

• Canon: la gama CanoScan LiDE son escáneres planos finos alimentados por USB. Es la referencia barata para documentos.
• Epson: tiene escáneres planos (Perfection), escáneres con alimentador (WorkForce y ES) y planos para fotografía con luz en la tapa para negativos.
• Plustek: está especializada en nichos: escáneres de fotos como el ePhoto Z300, escáneres de película (OpticFilm) y escáneres de libros con el cristal hasta el borde (OpticBook).
• Doxie: escáneres portátiles con batería que guardan los escaneos sin ordenador (Doxie Go SE) y un modelo de sobremesa con alimentador de 20 hojas y dúplex (Doxie Pro). Pensados para quien quiere dejar de tener papel en casa.
• Brother: escáneres de arrastre compactos como el DS-640, que cabe en un cajón.

Comparativa: Canon LiDE 400, Epson V39 II y un escáner con alimentador

Canon CanoScan LiDE 400: el escáner de documentos para el día a día

Es el escáner plano que más se recomienda para papeles, y con razón. Escanea un A4 a 300 ppp en unos 8 segundos, se conecta con un único cable USB-C que le da datos y corriente, y pesa 1,7 kg. Su punto fuerte son los cinco botones EZ del frontal, que permiten escanear sin tocar el ratón.

Cómo se usa el Canon LiDE 400

1. Desbloquea el cabezal. Debajo del escáner hay un interruptor que bloquea el cabezal para el transporte. Si no lo pasas a la posición de desbloqueo, el escáner no funciona o hace ruido. Es la causa de casi todas las quejas de «no escanea».
2. Instala el software. En Windows, IJ Scan Utility y el controlador ScanGear desde la web de Canon. Con eso funcionan los botones.
3. Pon el documento boca abajo contra la esquina marcada del cristal y cierra la tapa.
4. Pulsa el botón que toque. Uno de los botones PDF crea un PDF de una página; el otro va sumando páginas al mismo PDF hasta que le dices que termine, ideal para un contrato de varias hojas. El botón de escaneo automático detecta si es una foto o un documento y elige los ajustes. El de copia manda el escaneo a la impresora, y el de enviar lo adjunta a un correo o lo sube a la nube.

La tapa con doble bisagra sube en paralelo al cristal hasta 21 mm, así que una revista o un libro fino quedan planos sin tener que forzar la tapa. Para libros gordos se queda corto, como cualquier CIS. Algunas funciones avanzadas, como la corrección de la sombra del lomo, solo están en Windows.

Epson Perfection V39 II: documentos y fotos en el mismo aparato

El V39 II comparte formato con el Canon (plano, A4, 4800 ppp, alimentado por USB) pero está pensado para quien escanea papeles y fotos a partes iguales. Escanea un A4 en unos 10 segundos, algo más lento que el Canon, y lo compensa con software y diseño.

Cómo se usa el Epson V39 II

1. Colócalo plano o de pie. Tiene un soporte integrado para escanear en vertical, apoyado contra la pared. Es útil en mesas pequeñas, donde un escáner tumbado ocupa media mesa.
2. Instala Epson ScanSmart para documentos y Epson Easy Photo Scan para fotos. Los dos están para Windows y Mac.
3. Escanea con los cuatro botones del lateral: PDF, enviar, copiar e inicio. ScanSmart detecta el tipo de documento, lo endereza, hace el OCR y te deja guardar un PDF buscable o mandarlo a la nube o al correo.
4. Para libros o álbumes, quita la tapa. Sale entera, así que puedes apoyar un álbum abierto sobre el cristal sin forzarlo.

Donde se separa del Canon es en las fotos. Easy Photo Scan elimina el polvo, corrige el contraluz y restaura el color de las fotos descoloridas de los años setenta y ochenta. Con 4800 ppp, una foto pequeña se puede escanear para imprimirla bastante más grande.

Canon LiDE 400 o Epson V39 II: las diferencias que importan

• Solo documentos y PC con Windows: Canon. Es más rápido, más barato y sus cinco botones hacen el PDF de varias páginas sin abrir nada.
• Mac: Epson, por el software actualizado.
• Fotos antiguas: Epson, por la restauración de color y el quitapolvo.
• Mesa pequeña: Epson, que se usa de pie.
• Revistas y documentos con algo de grosor: Canon, por la tapa de doble bisagra. Para álbumes grandes, el Epson con la tapa quitada.

Scanner móvil: cuándo basta con el teléfono

Para cuatro papeles al mes, la cámara del móvil hace un trabajo notable. Las apps de escaneo (la de Google Drive, Notas en iPhone, Microsoft Lens o Adobe Scan) detectan los bordes, corrigen la perspectiva y crean un PDF con OCR. Su límite es la luz y el pulso: con poca luz o un papel arrugado, el resultado empeora rápido, y para archivar cientos de hojas o escanear fotos con fidelidad no hay comparación con un escáner.

Entre el móvil y el escáner de mesa están los escáneres portátiles, como el Doxie Go SE o el Epson WorkForce ES-50: hoja a hoja, pero sin depender de tu pulso.

Scanner para negativos: lo que estos dos no hacen

Ni el Canon LiDE 400 ni el Epson V39 II escanean negativos ni diapositivas de forma útil. Para leer una película hace falta luz que la atraviese desde arriba, y estos escáneres solo iluminan desde abajo. Un negativo puesto en el cristal sale como una imagen oscura y sin detalle.

Para negativos hay dos caminos: un escáner plano con luz en la tapa (en Epson, por ejemplo, el Perfection V600) o un escáner de película dedicado, como los Plustek OpticFilm, que dan más calidad por fotograma. Si lo que tienes son fotos en papel, mira el Plustek ePhoto Z300, que escanea una foto en dos segundos.

Qué escáner de documentos elegir según tu caso

Puedes ver todos los modelos que hemos analizado en la categoría de escáneres.

Preguntas frecuentes

¿Qué resolución necesito para escanear documentos?

300 ppp. Es suficiente para leer, imprimir y hacer OCR, y los archivos pesan poco. Sube a 600 ppp solo si el documento tiene letra muy pequeña.

¿Se puede escanear un documento a PDF de varias páginas?

Sí, con los dos. En el Canon, con el segundo botón PDF, que va añadiendo páginas. En el Epson, desde ScanSmart, que te pregunta si quieres escanear otra página antes de guardar.

¿Necesito enchufe para estos escáneres?

No. El Canon LiDE 400 y el Epson V39 II se alimentan por el cable USB del ordenador. Funcionan también con un portátil sin cargador cerca.

¿Puedo escanear directamente al móvil?

Con estos dos no, porque van por USB a un ordenador. Para escanear al móvil sin ordenador necesitas un escáner con WiFi.

¿Qué es mejor, un escáner o una impresora multifunción?

Una multifunción incluye un escáner plano parecido a estos, y si ya tienes una, quizá no necesites otro. El escáner dedicado gana en calidad de foto, en software y en que no depende de que la impresora tenga tinta para encenderse sin errores.